Privacy statement
1. Inleiding
Binnen Kinderzorgboerderij Ons Buiten worden persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens
worden verkregen van de betrokkenen zelf, maar soms ook van derde partijen, bijvoorbeeld de
werkgever van de betrokkene. De betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat
Kinderzorgboerderij Ons Buiten zorgvuldig met hun persoonsgegevens omgaat en deze afdoende
beveiligt tegen verlies of onrechtmatige verwerking. In dit privacyreglement laat Kinderzorgboerderij
Ons Buiten zien op welke manier zij omgaat met persoonsgegevens en privacy. Het beschermen van
persoonsgegevens is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen,
nieuwe Europese wetgeving en uitdagingen op het terrein van veiligheid en beveiliging.
Kinderzorgboerderij Ons Buiten heeft privacy hoog in het vaandel staan en vindt het daarom
belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop zij ernaar streeft om met persoonsgegevens
om te gaan, en de privacy van betrokkenen te waarborgen.
In dit reglement zet Kinderzorgboerderij Ons Buiten onder meer uiteen welke categorieën van
persoonsgegevens zij verwerkt, voor welke doeleinden en wat de verwerkingsgrondslag is. Zij geeft
eveneens aan welke categorieën van betrokkenen er zijn en welke rechten zij kunnen uitoefenen.
Tevens wordt aandacht geschonken aan de ontvangers van de persoonsgegevens, eventuele
(sub)verwerkers), de technische en organisatorische beveiliging van persoonsgegevens en een
procedure datalekken.
2. Wet- en regelgeving
Kinderzorgboerderij Ons Buiten is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van
een persoonsgegevensverwerkingsbeleid, dat onder andere in dit reglement uiteen wordt gezet. Het
gaat hier om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet
Algemene Verordening Gegevensbescherming.
3. Begrippen
In dit reglement wordt een aantal termen gebruikt die een specifieke (wettelijke) betekenis hebben.
Het betreft de volgende termen:
Betrokkene: De natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene
is degene van wie de gegevens worden verwerkt. Dat kan bijvoorbeeld een medewerker van
Kinderzorgboerderij Ons Buiten, een cliënt of een sollicitant zijn.
Verwerker: De persoon of organisatie die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van en uitsluitend
ten behoeve van een andere persoon of organisatie, die in dat verband als
verwerkingsverantwoordelijke is aan te merken.
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of organisatie die alleen of samen met anderen, het
doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Zo is
Kinderzorgboerderij Ons Buiten bijvoorbeeld een verwerkingsverantwoordelijke als zij de
persoonsgegevens van haar cliënten verwerkt in de cliëntenadministratie. Zij bepaalt immers voor
welk doel zij welke persoonsgegevens van haar cliënten verwerkt.
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
(de betrokkene);
Bijzondere persoonsgegevens: Gegevens die betrekking hebben op ras of etnische afkomst, politieke
opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond,
genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een
persoon, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
Personeel: Alle personen die werkzaam zijn bij/voor Kinderzorgboerderij Ons Buiten, waaronder
begrepen werknemers, ZZP’ers, stagiaires en vrijwilligers, met uitzondering van uitzendkrachten.
Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking omvat alles wat er met een persoonsgegeven
wordt ‘gedaan’, al dan niet via geautomatiseerde procedés. Dat hoeft overigens niet een actieve
handeling te zijn. Voorbeelden van verwerkingen zijn: vastleggen, bewaren, raadplegen, opvragen,
verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, doorgifte en vernietigen.
Autoriteit Persoonsgegevens: De autoriteit die tot taak heeft toe te zien op de verwerking van
persoonsgegevens en de naleving van wet- en regelgeving.
4. Reikwijdte van dit privacyreglement
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van betrokkenen door of
namens Kinderzorgboerderij Ons Buiten.
Dit reglement heeft ten doel dat de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt conform de
relevante geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de uitvoeringswet AVG. Daarmee
tracht Kinderzorgboerderij Ons Buiten:
- de persoonlijke levenssfeer van betrokkene(n) te beschermen tegen onrechtmatige verwerking
en/of misbruik van haar persoonsgegevens, tegen verlies van die gegevens en tegen het
verwerken van onjuiste gegevens;
- te voorkomen dat persoonsgegevens verder worden verwerkt of worden verwerkt voor een ander
doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn;
- de betrokkene(n) te informeren over de persoonsgegevensverwerkingen die door of namens de
verwerkingsverantwoordelijke plaatsvinden en over de rechten die de betrokkene(n)
heeft/hebben.
5. Uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens
Kinderzorgboerderij Ons Buiten neemt bij de verwerking van persoonsgegevens de navolgende
uitgangspunten in acht en draagt er zorg voor dat zij ook daadwerkelijk kan aantonen dat deze
beginselen in acht worden genomen en dat zij daarmee voldoet aan haar verantwoordingsplicht uit
de AVG.
Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Kinderzorgboerderij Ons Buiten streeft ernaar de persoonsgegevens in overeenstemming met de
wet- en regelgeving te verwerken en op een wijze die ten aanzien van de betrokkene(n) rechtmatig,
behoorlijk en transparant is.
Grondslag en doelbinding
Kinderzorgboerderij Ons Buiten zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde,
uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt.
Persoonsgegevens worden alleen met een gerechtvaardigd doel en een gerechtvaardigde grondslag
verwerkt.
Dataminimalisatie
Kinderzorgboerderij Ons Buiten streeft ernaar uitsluitend de persoonsgegevens die minimaal
noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel te verwerken. Zij streeft naar minimale
gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Juistheid
Kinderzorgboerderij Ons Buiten streeft ernaar dat de persoonsgegevens die worden verwerkt juist
zijn en deze zo nodig te actualiseren. Zij streeft ernaar om de persoonsgegevens die onjuist zijn, te
wissen of te rectificeren.
Bewaren van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is, met in achtneming van de
wettelijke bewaartermijnen. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken van
Kinderzorgboerderij Ons Buiten goed uit te kunnen oefenen, de vooraf bepaalde doelen te realiseren
of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
In voorkomend geval zal Kinderzorgboerderij Ons Buiten passende technische en organisatorische
maatregelen treffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene(n) te beschermen.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Kinderzorgboerderij Ons Buiten gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze
vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen die daartoe
geautoriseerd zijn en slechts voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij zorgt
Kinderzorgboerderij Ons Buiten voor passende organisatorische en technische maatregelen die
waarborgen dat persoonsgegevens passend worden beveiligd en dat zij beschermd zijn tegen
ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking, tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of
beschadiging.
Verwerkers
In het geval van samenwerking met externe partijen - verwerkers-, waarbij sprake is van verwerking
van persoonsgegevens, maakt Kinderzorgboerderij Ons Buiten in een zogenaamde
verwerkersovereenkomst afspraken over de eisen waar deze gegevensuitwisseling aan moet
voldoen. Deze afspraken dienen te voldoen aan de wet- en regelgeving. Kinderzorgboerderij Ons
Buiten controleert deze afspraken periodiek.
Privacy by Design en Privacy by Default
Kinderzorgboerderij Ons Buiten draagt er zorg voor dat bij de ontwikkeling van (nieuwe) producten,
diensten en (informatie)systemen rekening wordt gehouden met de beginselen van de AVG en
overige toepasselijke privacy wet- en regelgeving. Rekening houdend met de stand van de techniek,
de kosten en de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, alsook met de risico’s
voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen die met de specifieke verwerking zijn verbonden,
treft Kinderzorgboerderij Ons Buiten in voorkomende gevallen privacybescherming verhogende
maatregelen.
Rechten van betrokkenen
Kinderzorgboerderij Ons Buiten streeft ernaar alle rechten van betrokkenen te respecteren en zoveel
als redelijkerwijs mogelijk eventuele verzoeken tot uitoefening van die rechten door betrokkenen te
honoreren. Onder rechten van betrokken(n) worden verstaan: het recht op informatie, op inzage, op
rectificatie, op vergetelheid, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en recht van
bezwaar.
6. Functionaris Gegevensbescherming
Kinderzorgboerderij Ons Buiten heeft vrijwillig gekozen voor het aanstellen van een Functionaris
Gegevensbescherming, dit is
naam Monique Rijkers-Idema
adres Maisveld 11
woonplaats. Empel
telefoonnummer 06-23021107
e-mailadres Monique@kinderzorgboerderij.nl
7. Persoonsgegevens verwerkingen binnen Kinderzorgboerderij Ons Buiten
Doeleinden
Op grond van de geldende wet- en regelgeving mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden
als daarvoor vooraf een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en
gerechtvaardigd zijn. De persoonsgegevens mogen niet voor andere doelen worden verwerkt.
Rechtmatige grondslag verwerking van persoonsgegevens
Op grond van de geldende wet- en regelgeving geldt daarnaast dat voor elke verwerking van
persoonsgegevens een rechtmatige grondslag (zoals die worden genoemd in artikel 6 AVG) moet
bestaan – derhalve naast de eis van een gerechtvaardigd en uitdrukkelijk omschreven doel. Dat
betekent dat Kinderzorgboerderij Ons Buiten-persoonsgegevens alleen mag verwerken in een van de
volgende limitatieve gevallen:
- Wanneer de betrokkene(n) toestemming heeft/hebben gegeven voor de specifieke verwerking
(inclusief het doel daarvan);
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de
betrokkene partij bij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene(n) worden
verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
- De verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- De verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene(n) of een andere
natuurlijke persoon te beschermen. Hiervan is niet snel sprake, wel – bijvoorbeeld - indien
gegevens moeten worden verwerkt om een acute en ernstige bedreiging voor de gezondheid
van de betrokkene(n) te bestrijden;
- De verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigd belang van
Kinderzorgboerderij Ons Buiten of een derde, tenzij het belang of fundamentele rechten en
vrijheden van de betrokkene(n) prevaleren, met name wanneer de betrokkene een kind is.
In de meeste gevallen zal Kinderzorgboerderij Ons Buiten een andere grondslag hebben dan de
grondslag toestemming. In die gevallen waarin toestemming van de betrokkene een noodzakelijke
voorwaarde is voor de persoonsgegevensverwerking is relevant wat er onder toestemming wordt
verstaan. Onder toestemming wordt verstaan: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en
ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een
ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens aanvaardt. Indien
de betrokkene toestemming geeft voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens zal
Kinderzorgboerderij Ons Buiten dat documenteren. Daarmee kan zij aantonen dat de toestemming is
gegeven. De betrokkene heeft het recht zijn/haar toestemming te allen tijde in te trekken. Het
intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de
toestemming voor de intrekking echter onverlet. Kinderzorgboerderij Ons Buiten draagt er zorg voor
dat de betrokkene zijn/haar toestemming net zo eenvoudig kan intrekken, als dat hij/zij zijn/haar
toestemming heeft gegeven aan Kinderzorgboerderij Ons Buiten.
Rechtmatige grondslag verwerking van bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens worden niet verwerkt tenzij met inachtneming van het bepaalde in
artikel 9 van de AVG.
Persoonsgegevensverwerking binnen Kinderzorgboerderij Ons Buiten
Binnen Kinderzorgboerderij Ons Buiten vinden onder andere de navolgende
persoonsgegevensverwerkingen plaats voor de navolgende doelen:
1. Verwerken van kind gegevens i.v.m. zorgverlening.
2. Verwerken van medewerkersgegevens i.v.m. salarisbetalingen en voldoen aan wettelijke
verplichtingen.
PERSONEEL
7.1 Personeel
7.1.1. De verwerking van persoonsgegevens van personeel van Kinderzorgboerderij Ons Buiten heeft
ten doel:
a. Het aangaan van de overeenkomst tussen betrokkene en Kinderzorgboerderij Ons Buiten,
waaronder de arbeidsovereenkomst, de overeenkomst van opdracht, de stage-
overeenkomst of de vrijwilligersovereenkomst;
b. Het vaststellen van (salaris)aanspraken en (arbeids)voorwaarden;
c. Het (laten) uitbetalen van salaris, en zo nodig de afdracht van belastingen en premies;
d. De uitvoering van een voor de betrokkene geldende (arbeids)voorwaarde;
e. Het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die
vorderingen;
f. Het beëindigen van de onder a genoemde overeenkomsten;
g. Het geven van leiding aan de werkzaamheden van betrokkene (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
h. Het verstrekken van de bedrijf medische zorg voor betrokkene en het kunnen nakomen van
re-integratieverplichtingen bij verzuim (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
i. Het toegang verlenen tot het bedrijfsnetwerk (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
j. Het regelen van en de controle van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging
van een dienstverband (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
k. De behandeling van personeelszaken, anders dan genoemd onder a. tot en met j., waaronder
tevens wordt begrepen informatie en communicatie;
7.1.2. Grondslagen van de gegevensverwerking:
De verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van de doelen genoemd in artikel 7.1.1. vindt
plaats op basis van de grondslagen genoemd in artikel 6 AVG.
7.1.3. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
1. Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals
het e-mailadres (zowel zakelijk als privé) alsmede IBAN- nummer van de betrokkene;
2. BSN-nummer;
3. Kopie ID-bewijs/paspoort;
4. Een personeelsnummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
5. Nationaliteit en geboorteplaats;
6. Gegevens als bedoeld onder a., van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige
werknemers;
7. Gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
8. Gegevens betreffende de arbeidsvoorwaarden;
9. Gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en
andere geldsommen en beloningen in natura;
10. Gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
11. Gegevens betreffende de functie of de voormalige functie(s), alsmede betreffende de aard,
de inhoud en de beëindiging van voorgaande dienstverbanden;
12. Gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de
plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof,
arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van
de ziekte;
13. Gegevens die in het belang van de betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun
arbeidsomstandigheden en veiligheid;
14. Gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden
van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op overeengekomen
arbeidsvoorwaarden;
15. Gegevens met betrekking tot de functie-uitoefening, de personeelsbeoordeling en de
loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de betrokkenen bekend zijn;
16. Inloggegevens van het bedrijfsnetwerk;
17. Foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van Kinderzorgboerderij Ons
Buiten;
18. Camerabeelden van het bedrijfsterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van
Kinderzorgboerderij Ons Buiten;
19. De gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-
opnamen zijn gemaakt;
20. IP-adressen;
21. Huwelijkse staat;
22. Kentekens van motorvoertuigen;
23. BIG-Registratie;
24. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
25. Andere dan de onder 1. tot en met 24. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt
vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere niet nader
genoemde wet.
7.1.4. Voor de onder 7.1.1. genoemde doelen worden de navolgende persoonsgegevens genoemd in
artikel 7.1.3. verwerkt:
a. Het aangaan van de arbeidsovereenkomst;
b. Het vaststellen van salarisaanspraken en arbeidsvoorwaarden;
c. Het (laten) uitbetalen van salaris en de afdracht van belastingen en premies;
d. De uitvoering van een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarden;
e. Het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die
vorderingen;
f. Het verlenen van ontslag;
g. Het geven van leiding aan de werkzaamheden van betrokkene;
h. Het verstrekken van de bedrijf medische zorg voor betrokkene en het kunnen nakomen van
re-integratieverplichtingen bij verzuim;
i. Het toegang verlenen tot het bedrijfsnetwerk;
j. Het regelen en de controle van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van
een dienstverband;
k. De behandeling van personeelszaken, anders dan genoemd onder a. tot en met j.
l. het laten uitoefenen van accountantscontrole en het laten vaststellen van aanspraken op
bekostiging;
7.1.5. Bewaarplaats van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens genoemd in artikel 7.1.3 worden bewaard in een digitaal
administratiesysteem.
UITZENDKRACHTEN
7.2 Uitzendkrachten
7.2.1. De verwerking van persoonsgegevens van uitzendkrachten van Kinderzorgboerderij Ons Buiten
heeft ten doel:
a. Het vaststellen van aanspraken van het uitzendbureau;
b. De uitvoering van de uitzendovereenkomst;
c. Het geven van leiding aan de werkzaamheden van betrokkene;
d. Het toegang verlenen tot het bedrijfsnetwerk;
e. Het laten uitoefenen van accountantscontrole en het laten vaststellen van aanspraken op
bekostiging.
7.2.2. Grondslagen van de gegevensverwerking:
De verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van de doelen genoemd in artikel 7.2.1. vindt
plaats op basis van de grondslagen genoemd in artikel 6 AVG.
7.2.3. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
Naam, voornamen, geslacht en voor communicatie benodigde gegevens, zoals telefoonnummer en
e-mailadres.
SOLLICITANTEN
7.3 Sollicitanten
7.3.1. De verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten van kinderzorgboerderij ons buiten
heeft ten doel:
a. De beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is en
communicatie daarover met sollicitant;
b. De beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die in de nabije
toekomst vacant kan komen;
c. De afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;
d. De uitvoering of toepassing van enige toepasselijk wet- en regelgeving.
7.3.2. Grondslagen van de gegevensverwerking:
De verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van de doelen genoemd in artikel 7.1.1. vindt
plaats op basis van de grondslagen genoemd in artikel 6 AVG.
7.3.3. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
a. Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals
het e-mailadres alsmede IBAN-nummer van de betrokkene;
b. Stages;
c. Gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede
betreffende de beëindiging ervan;
d. Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede
betreffende de beëindiging ervan;
e. Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie (bijvoorbeeld gegevens in het
kader van een te voeren voorkeursbeleid voor minderheden of re-integratiebeleid);
f. Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door of na toestemming
van de betrokkene zijn verstrekt (assessments, psychologisch onderzoek, uitslag medische
keuring);
g. Andere dan de onder a. tot en met f. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt
vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
7.3.4. Voor de onder 7.3.1. genoemde doelen worden de navolgende persoonsgegevens genoemd in
artikel 7.3.3. verwerkt:
1. De beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is;
2. De beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die in de nabije
toekomst vacant kan komen;
3. De uitvoering of toepassing van wetgeving.
7.3.5. Bewaarplaats van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens onder a. tot en met g. worden bewaard op servers van Kinderzorgboerderij
Ons Buiten.
BEZOEKERS
7.4. Bezoekers Website
Kinderzorgboerderij Ons Buiten informeert bezoekers van de website van kinderzorgboerderij.nl bij
een bezoek aan de website over de doeleinden en (persoonsgegevens)gegevens (cookies daaronder
begrepen) die worden verwerkt bij een bezoek aan de website.
CLIENTEN
7.5 Cliënten
7.5.1. De verwerking van persoonsgegevens van cliënten heeft ten doel:
a. Het aangaan en de uitvoering van de zorgovereenkomst;
b. Het onderhouden van contacten door de verwerkingsverantwoordelijke met de familieleden
en mantelzorgers van cliënten in het kader van het aangaan en de uitvoering van de
zorgovereenkomst;
c. Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;
d. De uitvoering of de toepassing van enige wet- en regelgeving;
e. Het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die
vorderingen;
f. Het behandelen van geschillen;
g. Het laten uitoefenen van accountantscontrole en het laten vaststellen van aanspraken op
bekostiging;
7.6.2. Grondslagen van de gegevensverwerking:
De verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van de doelen genoemd in artikel 7.6.1. vindt
plaats op basis van de grondslagen genoemd in artikel 6 AVG.
7.6.3. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
1. Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres,
postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde
gegevens, zoals het e-mailadres alsmede IBAN-nummer van cliënten;
2. BSN-nummer;
3. Huwelijkse staat;
4. Gegevens als bedoeld onder 1., van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige
cliënten;
5. Gegevens als bedoeld onder 1., waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en
voormalige gezinsleden van cliënten, van familieleden en/of mantelverzorgers van cliënten,
die nodig zijn met het oog op de uitvoering van de zorgovereenkomst;
6. Gegevens betreffende de indicatie van cliënten (van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ));
7. Gegevens van gemeente (beschikking).
8. Gegevens betreffende de gezondheid van cliënten, ofwel de medische gegevens die nodig
zijn voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst;
9. Gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies,
gegevens van de zorgverzekeraar;
10. Gegevens die in het belang van cliënten worden opgenomen met het oog op hun gezondheid
en veiligheid;
11. Andere dan de onder 1. tot en met 9. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt
vereist ingevolge hetgeen noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere niet
nader genoemde wet.
7.6.4. Voor de onder 7.6.1. genoemde doelen worden de navolgende persoonsgegevens genoemd in
artikel 7.6.3. verwerkt:
1. Het aangaan en de uitvoering van de zorgovereenkomst;
2. Het onderhouden van contacten door de verwerkingsverantwoordelijke met de familieleden
en mantelzorgers van cliënten in het kader van het aangaan en de uitvoering van de
zorgovereenkomst;
3. Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;
4. De uitvoering of de toepassing van enige wet- en regelgeving;
5. Het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die
vorderingen;
6. Het behandelen van geschillen;
7. Het laten uitoefenen van (accountants)controle en het laten vaststellen van aanspraken op
bekostiging;
7.6.5. Bewaarplaats van de persoonsgegevens
1. De persoonsgegevens genoemd in artikel 7.6.3 onder a. tot en met k. worden bewaard in het
digitale administratiesysteem.
2. De persoonsgegevens genoemd in artikel 7.6.3. worden bewaard op servers die zich in
afgesloten en slechts voor bevoegden toegankelijke datacentra binnen de Europese Unie
bevinden.
3. In het kader van diensten die door derden worden verricht wordt tevens gebruik gemaakt
van de servers van door Kinderzorgboerderij Ons Buiten gecontracteerde verwerkers
alsmede van servers van derden.
8. Toegang tot persoonsgegevens en verwerkers
Toegang tot persoonsgegevens hebben degenen, medewerkers en derden, die zijn belast met of
leidinggeven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de desbetreffende
persoonsgegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken.
Indien derde partijen een (deel van de) verwerking namens Kinderzorgboerderij Ons Buiten
verrichten (zogenaamde verwerkers), zal Kinderzorgboerderij Ons Buiten met die partijen een
verwerkersovereenkomst sluiten. Bovendien schakelt Kinderzorgboerderij Ons Buiten alleen
verwerkers in die afdoende garanties bieden en afdoende maatregelen treffen zodat de bescherming
van de persoonsgegevens gewaarborgd zal zijn en de verwerking daarvan ook bij hen in
overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. Kinderzorgboerderij Ons Buiten houdt
een overzicht van de door haar ingeschakelde verwerkers bij.
Andere (rechts)personen krijgen alleen toegang tot de persoonsgegevens die Kinderzorgboerderij
Ons Buiten verwerkt indien:
- De betrokkene (of zijn/haar ouders/vertegenwoordigers in het geval van een minderjarig
kind) zijn uitdrukkelijke toestemming heeft verleend voor het verstrekken (van toegang tot) de
persoonsgegevens; of
- Het verstrekken van (toegang tot) de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de nakoming van
een wettelijke plicht door Kinderzorgboerderij Ons Buiten; of
- het verstrekken van (toegang tot) de persoonsgegevens noodzakelijk is vanwege een vitaal
belang van de betrokkene (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak).
9. Rechten betrokkenen
Uit de toepasselijke wet- en regelgeving volgt dat betrokkenen een aantal rechten hebben die zij
jegens Kinderzorgboerderij Ons Buiten kunnen doen gelden. Het betreft de volgende rechten:
Recht op informatie;
Recht op inzage;
Recht op rectificatie;
Recht op vergetelheid;
Recht op beperking van de verwerking;
Recht op dataportabiliteit;
Recht van bezwaar.
Kinderzorgboerderij Ons Buiten zal de te verstrekken informatie en de met de betrokken te voeren
communicatie in beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijke toegankelijk vorm en in
duidelijke en eenvoudige taal verstrekken/voeren. De informatie wordt in beginsel schriftelijk
verstrekt.
Kinderzorgboerderij Ons Buiten daaronder draagt er zorg voor zo spoedig mogelijk te reageren op
rechtmatige verzoeken van betrokkenen, doch uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het
verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die
termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. Kinderzorgboerderij Ons Buiten
stelt de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke
verlenging. De informatie wordt in beginsel elektronisch verstrekt.
Indien Kinderzorgboerderij Ons Buiten twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt zij zo
spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn/haar identiteit te
verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Hierdoor wordt de beantwoordingstermijn
als bedoeld in lid 3 van dit artikel opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.
Wanneer Kinderzorgboerderij Ons Buiten geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene,
deelt zij deze laatste onverwijld en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek mee
waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven en informeert zij hem/haar over de mogelijkheid om
een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en beroep bij de rechter in te stellen.
Behandeling van verzoeken en het verstrekken van gevraagde informatie is in beginsel kosteloos,
tenzij verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn. In voorkomend geval mag
Kinderzorgboerderij Ons Buiten een vergoeding vragen voor de administratieve kosten die gepaard
gaan met het verstrekken van de informatie of communicatie of met het treffen van de gevraagde
maatregelen, dan wel weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.
Indien Kinderzorgboerderij Ons Buiten voldoet aan een verzoek tot rectificatie of verwijdering van
persoonsgegevens of beperking van de verwerking, stelt zij iedere ontvanger aan wie de
persoonsgegevens zijn verstrekt daarvan in kennis, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel
inspanning vergt. Indien de betrokkene hierom verzoekt verstrekt Kinderzorgboerderij Ons Buiten
informatie over deze ontvangers.
De uitoefening van het inzagerecht en het recht op dataportabiliteit wordt begrensd door de rechten
en vrijheden van anderen. De uitoefening daarvan zal derhalve geen afbreuk doen aan de rechten en
vrijheden van derden.
Betrokkenen kunnen hun rechten op de volgende wijze uitoefenen:
Recht op informatie: De betrokkene heeft recht op transparante, begrijpelijke en gemakkelijk
toegankelijke informatie ter zake de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door
Kinderzorgboerderij Ons Buiten. Deze informatie kan de betrokkene verkrijgen bij de functionaris
gegevensbescherming. Kinderzorgboerderij Ons Buiten geeft tevens invulling aan haar plicht tot het
verstrekken van informatie door middel van dit reglement.
Recht op inzage: Betrokkene heeft de mogelijkheid om aan Kinderzorgboerderij Ons Buiten te vragen
óf, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt. Hij/Zij kan van dit recht
gebruik maken door de Functionaris Gegevensbescherming schriftelijk te verzoeken opgave te
verstrekken van de persoonsgegevens die Kinderzorgboerderij Ons Buiten van hem/haar verwerkt.
Kinderzorgboerderij Ons Buiten verstrekt tevens informatie over de verwerkingsdoeleinden, de
categorieën van persoonsgegevens, de ontvangers van de persoonsgegevens, indien mogelijk de
bewaartermijn (en als dat niet mogelijk is: de criteria aan de hand waarvan wordt bepaald hoe lang
de persoonsgegevens worden bewaard), de overige rechten van de betrokkenen, het recht van de
betrokkene om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot verstrekt
Kinderzorgboerderij Ons Buiten informatie over de bron van de persoonsgegevens als de
persoonsgegevens niet bij de betrokkene zelf zijn verzameld.
Recht op rectificatie: De betrokkene heeft het recht om Kinderzorgboerderij Ons Buiten te verzoeken
zijn/ haar persoonsgegevens te rectificeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht op vergetelheid: De betrokkene heeft het recht om Kinderzorgboerderij Ons Buiten te
verzoeken zijn/ haar persoonsgegevens te verwijderen. De betrokkene kan hiertoe een verzoek doen
bij de Functionaris Gegevensbescherming. Kinderzorgboerderij Ons Buiten zal dan nagaan of en in
hoeverre aan het verzoek van betrokkene kan worden voldaan. Kinderzorgboerderij Ons Buiten is
gehouden aan dat verzoek te voldoen indien de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor doel
waarvoor ze zijn verzameld, de betrokkene de toestemming waarop de verwerking berust intrekt en
er geen andere rechtsgrond voor de verwerking bestaat, de betrokkene bezwaar maakt tegen de
verwerking en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn,
de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt of de persoonsgegevens gewist moeten worden
om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op Kinderzorgboerderij Ons Buiten rust.
Kinderzorgboerderij Ons Buiten is niet gehouden om aan het verzoek tot verwijdering van de
persoonsgegevens te voldoen indien de verwerking daarvan noodzakelijk is voor de uitoefening van
het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor nakomen van een op Kinderzorgboerderij
Ons Buiten rustende wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang op het gebied van
volksgezondheid (een en ander in lijn met het bepaalde in de AVG), met het oog op archivering in het
algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden
overeenkomstig artikel 89 van de AVG of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een
rechtsvordering.
Recht op beperking van de verwerking: De betrokkene heeft het recht om Kinderzorgboerderij Ons
Buiten te verzoeken de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens te beperken indien een van de
volgende situaties aan de orde is:
- De juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkenen, gedurende een
periode die Kinderzorgboerderij Ons Buiten in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te
controleren;
- De verwerking is onrechtmatig en de betrokkene wenst niet dat de persoonsgegevens worden
gewist maar slechts het gebruik daarvan wordt beperkt;
- Kinderzorgboerderij Ons Buiten heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden
waarvoor zij ze heeft verkregen, maar de betrokkene heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening
of onderbouwing van de rechtsvordering;
- Nadat de betrokkene bezwaar heeft gemaakt; in afwachting van het antwoord op de vraag of de
belangen van Kinderzorgboerderij Ons Buiten zwaarder wegen dan die van de betrokkene.
- Indien een verzoek tot beperking wordt gehonoreerd worden de persoonsgegevens - met
uitzondering van de opslag daarvan - uitsluitend verwerkt met toestemming van de betrokkene.
Kinderzorgboerderij Ons Buiten zal in dat geval in haar bestanden/systemen aangeven welke
persoonsgegevens op grond van een gehonoreerd verzoek zijn beperkt.
- Indien een gehonoreerd verzoek om beperking van de verwerking wordt opgeheven, wordt de
betrokkene op de hoogte gebracht voordat de beperking van de verwerking door
Kinderzorgboerderij Ons Buiten wordt opgeheven.
Recht op dataportabiliteit: De betrokkene heeft het recht zijn/haar persoonsgegevens, die hij/zij zelf
aan Kinderzorgboerderij Ons Buiten heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine
leesbare vorm van Kinderzorgboerderij Ons Buiten te verkrijgen of Kinderzorgboerderij Ons Buiten te
verzoeken deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt echter
uitsluitend indien de verwerking berust op toestemming of op noodzakelijkheid voor de uitvoering
van de overeenkomst waarbij de betrokkene partij is én de verwerking via geautomatiseerde
procedés wordt verricht.
Recht op bezwaar: Betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van
zijn/haar persoonsgegevens, indien verwerking zijn grondslag vindt in de gerechtvaardigde belangen
van Kinderzorgboerderij Ons Buiten. Zij zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn
voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of
indien ze verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Indien de persoonsgegevens ten behoeve van de direct marketing worden verwerkt, zal
Kinderzorgboerderij Ons Buiten altijd aan het verzoek voldoen.
10. Getroffen technische en organisatorische (beveiligings-)maatregelen
De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en organisatorische
maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
De wijze van beveiliging van beveiliging van de persoonsgegevens is beschreven en toegelicht in het
informatiebeveiligingsbeleid van Kinderzorgboerderij Ons Buiten.
Tevens hanteert Kinderzorgboerderij Ons Buiten een gedragscode, onder andere voor het gebruik
van ICT, e-mail, internet, en sociale media. Deze gedragscode geeft de wijze aan waarop binnen
Kinderzorgboerderij Ons Buiten wordt omgegaan met informatie- en communicatietechnologie. Dit
protocol omvat (gedrags)regels ten aanzien het gebruik van de ICT en geeft regels voor welke
doeleinden en op welke wijze controle plaats vindt op dit gebruik.
De door Kinderzorgboerderij Ons Buiten getroffen technische en organisatorische maatregelen
garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de uitvoeringskosten, alsook met de
aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst
uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, een op het risico afgestemd
passend beveiligingsniveau. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en
verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
11. Beveiligingsincidenten en datalekken
Ondanks de beveiligingsmaatregelen die Kinderzorgboerderij Ons Buiten heeft getroffen is het
mogelijk dat er zich beveiligingsincidenten voordoen die een inbreuk in verband met de
persoonsgegevens met zich meebrengen. Indien zulks het geval is zal Kinderzorgboerderij Ons Buiten
een dergelijk incident zo spoedig mogelijk nadat zij er kennis van heeft genomen aan de Autoriteit
Persoonsgegevens melden, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met
persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Indien het
incident daarnaast waarschijnlijk een hoger risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van
natuurlijke personen deelt Kinderzorgboerderij Ons Buiten ook de betrokkenen de inbreuk zo
spoedig mogelijk mee. In dat kader heeft Kinderzorgboerderij Ons Buiten een procedure datalekken
opgesteld. Kinderzorgboerderij Ons Buiten documenteert alle inbreuken in verband met de
persoonsgegevens, met inbegrip van de feiten en de gevolgen daarvan en de getroffen corrigerende
maatregelen.
12. Verwerkingsregister
Kinderzorgboerderij Ons Buiten houdt een schriftelijk register van de verwerkingsactiviteiten bij die
onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dat register bevat in ieder geval de volgende
gegevens:
- De naam en contactgegevens van Kinderzorgboerderij Ons Buiten en van de Functionaris
Gegevensbescherming;
- De doelen van de verwerking;
- Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
- Een beschrijving van de (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens;
- Een beschrijving van de doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of internationale
organisatie;
- Indien mogelijk, de termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
- Een algemene beschrijving van de getroffen technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen.
13. Functionaris Gegevensbescherming
Kinderzorgboerderij Ons Buiten heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.
14. Doorgifte van persoonsgegevens (buiten NL, buiten EU)
Kinderzorgboerderij Ons Buiten verwerkt de persoonsgegevens in Nederland (of in een land in de
Europese Unie) en geeft ze niet door aan landen of internationale organisaties buiten de Europese
Unie.
15. Klachten
Indien de betrokkene van mening is dat Kinderzorgboerderij Ons Buiten in verband met de
verwerking van zijn/ haar persoonsgegevens inbreuk maakt op de geldende wet- en regelgeving dan
wel op dit reglement, kan hij/zij zich wenden tot de functionaris gegevensbescherming van
Kinderzorgboerderij Ons Buiten. Indien dit voor betrokkene niet leidt tot een acceptabel resultaat,
kan hij/zij zich wenden tot:
- De klachtenfunctionaris inzake de klachtenprocedure van Kinderzorgboerderij Ons Buiten;
- De Autoriteit Persoonsgegevens. De betrokkene kan de Autoriteit Persoonsgegevens verzoeken
een onderzoek in te stellen;
16. Slotbepalingen
Kinderzorgboerderij Ons Buiten kan dit reglement wijzigen.
Dit reglement treedt per 15-11-2021 in werking bij Kinderzorgboerderij Ons Buiten. Eventuele
voorgaande privacyreglementen komen hierdoor te vervallen.